Każda firma, która dąży do osiągnięcia jakiegoś większego sukcesu, powinna na bieżąco optymalizować procesy zachodzące w obrębie jej działalności. Te działania będą nastawione na osiąganie konkretnych celów. Prawie zawsze doprowadzą do podwyższenia wydajności pracowników, minimalizacji kosztów i tym samym do powiększenia przychodów.
Każda firma opiera się na procesach
Jednakże nie zawsze te procesy są odpowiednio wydajne i przez to nie zawsze są w pełni efektywne, a już na pewno nie na tyle, na ile mogłyby być. Procesami nazywamy wszelkie powtarzane działania. Są to akcje, zazwyczaj podejmowane przez pracowników, które mają wywoływać konkretne skutki. Wpływają one bezpośrednio na całą firmę. Decydują o tym, jak ona działa.
Wszystkie procesy, a już zwłaszcza te, do których dochodzi codziennie, muszą być odpowiednio optymalizowane. Optymalizacja procesów pozwoli wykonywać wszelkie działania szybciej, sprawniej, przy mniejszym nakładzie pieniężnym i z lepszymi efektami.
Dobry efekt to nie wszystko
Właściciele firm lubią skupiać się na efektach. Gdy widzą, że jakieś działanie wywołało zamierzony skutek, uznają je za działanie wartościowe i chętnie je powielają. A to błąd. Efekt jest ważny, ale równie ważne jest to, w jaki sposób się go osiąga. Prawie zawsze można to przecież zrobić nieco szybciej czy taniej. Nawet pozornie efektywne procesy muszą być zatem optymalizowane.
Dobra i chcąca się rozwijać firma musi być firmą elastyczną i tą cechą powinien wykazywać się również jej właściciel. Nie można cały czas postępować w ten sam sposób i oczekiwać innych rezultatów. Należy się zmieniać i dostosowywać do nowych wymogów oraz otoczenia, czyli warunków zewnętrznych. Optymalizacja procesów też będzie ulegać tym przeobrażeniom.
Optymalizacja procesów – co to jest?
Ogólnie rzecz biorąc można więc powiedzieć, że optymalizacja jest próbą dostosowania sposobu działania całej firmy do wyznaczonych przez nią celów i założeń. A te bywają bardzo różne. Ważne jest to, by wyznaczyć je jeszcze przed zoptymalizowaniem jakichkolwiek procesów, aby po prostu wiedzieć, do czego się dąży, bo te dążenia mogą być bardzo zróżnicowane.
Młodej i początkującej firmie będzie zależeć na jak najszybszym rozwoju i jak najlepszym wybiciu się na rynku, podczas gdy ta, która istnieje już na rynku od wielu lat, spróbuje dążyć do utrzymania swoich stałych klientów. Prawie wszystkie przedsiębiorstwa dążą też do minimalizacji kosztów. Poprzez dokładne wyznaczenie celów łatwiej można będzie je później osiągać.
