Każdy właściciel nawet niewielkiej firmy w ciągu roku tworzy i otrzymuje ogromną ilość dokumentów. Część z nich należy przechowywać po kilka lat dobrze zabezpieczone w szafie pancernej lub sejfie, inne trzeba w profesjonalny sposób zniszczyć.
Jak zadbać o bezpieczeństwo danych przetwarzanych w firmie?
Od czasu, gdy każda firma wdraża wytyczne wynikające z RODO i przestrzega zaleceń GIODO znacznie wzrosło bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych w niezliczonej ilości biur i sklepów. Dotyczy to zarówno danych w wersji elektronicznej jak i papierowej. I o ile obowiązek niszczenia danych elektronicznych łatwo jest zrealizować, o tyle utylizacja ryz papieru z informacjami poufnymi może okazać się kłopotliwe.
Do lamusa odeszły czasy, gdy sprzątaczka lub konserwator wynosili wielkie worki z papierem i palili je na prywatnych posesjach lub w piecach CO. Codzienną korespondencję można zniszczyć w podręcznej biurowej niszczarce, spora część dokumentów wymaga jednak profesjonalnego podejścia. Skutecznym i bezpiecznym niszczeniem dokumentów zajmują się wyspecjalizowane firmy.W każdym dużym mieście znaleźć można przynajmniej jedno przedsiębiorstwo zajmujące się porządkowaniem, archiwizacją, przechowywaniem i utylizacją dokumentacji firm i biur. Ich klientami są przede wszystkim biura rachunkowe, księgowe oraz wszystkie podmioty mające do czynienia z danymi osobowymi oraz innymi informacjami poufnymi.
Procedury archiwizacji i niszczenia dokumentów
Niszczenie dokumentów Katowice oraz inne wielkie miasta, takie jak Wrocław czy Warszawa mają dobrze zorganizowane. Na ich terenie działają duże zakłady archiwizujące ważne dokumenty, zwłaszcza te, które należy przechowywać przez wiele lat. Wiele materiałów poufnych przechowuje się w archiwach nawet 50 lat. Inne powinny być archiwizowane przez krótszy okres, po którym podlegają utylizacji. Na Górnym Śląsku Niszczenie dokumentów Katowice mają najlepiej zorganizowane. Działające tu firmy zatrudniają wysokowykwalifikowaną kadrę oraz dysponują specjalistycznym sprzętem do transportu i utylizacji dokumentów. Pracownicy odbierają dokumenty od kontrahentów, zapewniając całkowicie bezpieczeństwo pakowania, plombowania samochodu, przewożenia oraz utylizacji nawet kilkutonowych transportów z dokumentacją. Firmy te obsługują biura, urzędy i przedsiębiorstwa znajdujące się nie tylko w Katowicach ale także w innych miastach aglomeracji górnośląskiej, w tym w Bytomiu, Sosnowcu, Chorzowie, Gliwicach, Tychach, Dąbrowie Górniczej, czy Tarnowskich Górach.
