Obowiązek gromadzenia i administrowania dokumentami leży na barkach każdego przedsiębiorcy. To bardzo ważne, ponieważ niektóre muszą być przechowywane nawet przez 50 lat! Inne mają krótsza datę ważności, a po jej upływie dokumenty należy zniszczyć. Ale jak to zrobić? Jako powinno wyglądać niszczenie dokumentów w firmach?
Niszczenie dokumentów wynika z ustawy
Konieczność niszczenia dokumentów wskazuje już Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z 1997 roku. To właśnie według jej założeń dokumenty powinny być przechowywane w czasie od 5 do 50 lat. Najdłużej trzyma się umowy i inne dokumenty, które udowadniają wypełnienie swoich obowiązków jako pracodawca. Ustawa ta dalej jest w mocy, ale niedawno pojawiło się Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które ją doprecyzowuje.
Tak zwane RODO wskazuje na to, jak przechowywać dane i nakłada obowiązek niszczenia ich w taki sposób, by nie wpadły w niepowołane ręce. Zwłaszcza dotyczy to danych osobowych i danych wrażliwych. Nieprzestrzeganie zasad, które są określone przez te ustawy jest zagrożone konsekwencjami prawnymi.
Jakie dokumenty niszczyć?
Obowiązek niszczenia dokumentów dotyczy papierów przedawnionych, czyli takich, którym skończył się okres ważności wytyczony przez Ustawę. Najczęściej jest to 5 lat, ale może to być aż 50. Szczególną ostrożność należy zachowywać podczas niszczenia dokumentów zawierających dane osobowe – umowy, faktury, dane dotyczące zatrudnienia czy płac.
Niszczenie dokumentów dotyczy zarówno tych w formie papierowej, jak i elektronicznej. W końcu coraz więcej danych przechowuje się cyfrowo, na nośnikach pamięci, serwerach czy płytach. Należy zadbać o to, by nie zniszczyły się przed końcem okresu ważności, a po jego zakończeniu dokładnie zniszczyć.
Jak niszczyć dokumenty?
Dokumenty można zniszczyć samodzielnie. Żadna ustawa nie mówi, jak to zrobić, ważne jest jednak, by były one niemożliwe do odczytania. Należy także usunąć je w taki sposób, by znajdujące się na nich dane szczególne czy osobowe nie wpadły w niepowołane ręce. Dlatego można je usunąć samodzielnie, na przykład biurową niszczarką lub nawet nożyczkami.
Nie ma problemu, jeśli jest to zaledwie kilka stron umowy. Gorzej, jeśli niszczenie oznacza konieczność poszatkowania kilku lub kilkunastu opasłych segregatorów. W takim wypadku warto zaangażować firmę zewnętrzną, która specjalizuje się w tego rodzaju pracach. Dotyczy to także danych w formie cyfrowej – należy je zniszczyć tak, by nie dało się ich odczytać, a to czasami nie jest łatwe.
