Prowadząc firmę, należy się liczyć z szeregiem obowiązków narzucanych przez ustawy i przepisy. Jednym z takich obowiązków, ciężących na każdej firmie, która prowadzi pełne księgi rachunkowe, jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Na tej podstawie stwierdza się faktyczny stan środków posiadanych przez dane przedsiębiorstwo.
Główne zasady
Inwentaryzacja środków trwałych jest przeprowadzana standardowo w ostatnim dniu roku obrotowego. Według ustawy można wybrać inną datę, dogodną dla firmy i pracownika. Zgodnie z przepisami można przeprowadzić taki spis maksymalnie najwcześniej 3 miesiące przed końcem roku, a najpóźniej do 15 dnia nowego roku.
Przepisy wprowadzają szereg stosownych regulacji ułatwiających przeprowadzenie inwentaryzacji. Dotyczy to na przykład nieruchomości, które są zaliczane do środków trwałych oraz przeprowadzanych inwestycji. Inwentaryzacja środków trwałych w takim przypadku odbywa się raz na 4 lata.
Jak przeprowadzić inwentaryzację
Inwentaryzacja środków trwałych może być przeprowadzona jedną z trzech metod. Pierwsza z nich to spis z natury, który jest najczęściej wykorzystywany w przedsiębiorstwach. Takiemu spisowi podlegają elementy policzalne oraz mierzalne. Sama inwentaryzacja w takim przypadku polega na dokładnym przeliczeniu każdego produktu czy materiału.
Kolejna metoda to potwierdzenie sald, która polega na dwustronnym potwierdzeniu aktualnego stanu księgowego między firmą, kontrahentami i ewentualnymi dłużnikami.
Ostatnia metoda to weryfikacja stanu ewidencyjnego. Polega ona na porównaniu stanu z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi danymi w dokumentach. Stosuje się ją dość rzadko, głównie w przypadku środków z utrudnionym dostępem, na przykład gruntów.
Inne ważne zasady
Inwentaryzacja środków trwałych powinna być przeprowadzona rzetelnie i w obecności komisji inwentaryzacyjnej. Firma powinna również określić zasady rozliczenia różnic, które mogą się pojawić w trakcie inwentaryzacji. Dodatkowo ustawa jasno określa, jak należy udokumentować wyniki przeprowadzonego spisu.
Według przepisów powstałe różnice można rozliczyć jako ubytki, które naturalnie mieszczą się w granicach norm, niedobory czy nadwyżki niezawinione oraz zawinione przez odpowiedzialne osoby.
Komisja kończy inwentaryzację protokołem różnic, który powinien zatwierdzić kierownik danej jednostki. Wykryte nadwyżki czy braki należy ująć w ewidencji danego roku rozliczeniowego. Obowiązek inwentaryzacji dotyczy również firm, które kończą swoją działalność, jako element rozliczenia.
