Dokumenty, które straciły swoją przydatność jedynie zajmują miejsce na biurowych półkach i cyfrowych dyskach. Dodatkowo mogą trafić w niepowołane ręce i stać się przyczyną katastrofalnych konsekwencji. Taką dokumentację warto na bieżąco niszczyć, najlepiej decydując się na zatrudnienie profesjonalnej firmy utylizacyjnej.
Niszczenie dokumentacji – jaką firmę wybrać?
Na rynku istnieje wiele firm zajmujących się niszczeniem dokumentacji. Spółka, która potrzebuje skorzystać z takich usług, powinna najpierw dowiedzieć się, w jaki sposób wygląda profesjonalne realizowanie całego procesu. Dopiero wówczas może zdecydować się na konkretną firmę, która wykona to w odpowiedni sposób.
Przede wszystkim taki usługodawca powinien ustalić z klientem termin, który będzie pasował dla obu stron. Należy wiedzieć, że dokumenty do utylizacji muszą być przewożone w specjalnych samochodach, które wyposażone są w odpowiednie zabezpieczenia. Nie mogą to być zwykłe auta. Najlepiej jeśli po wykonanym procesie firma oferuje także przesłanie protokołu zniszczenia.
Jak wygląda niszczenie różnych typów dokumentów?
Niszczenie dokumentacji w głównej mierze zależy od rodzaju nośnika, na którym znajdują się dane. Inaczej poddawane utylizacji są dokumenty papierowe, a inaczej wygląda ten proces w przypadku nośników cyfrowych.
Dokumentacja na papierze niszczona jest w specjalnych urządzeniach. Warto pamiętać, że samodzielne niszczenie nie daje stuprocentowej gwarancji na całkowite pozbycie się danych w bezpieczny sposób.
Nośniki cyfrowe natomiast są rozmontowywane na części pierwsze i poddawane procesowi recyklingu. Mogą być poddane także całkowitemu wymazaniu danych.
Co jeszcze warto wiedzieć o niszczeniu dokumentacji?
Wybierając firmę utylizacyjną warto zapoznać się z jej wymaganiami odnośnie przygotowania dokumentów. Niektóre z nich wymagają bowiem, aby klient przygotował dokumenty, tj. pousuwał spinacze, koszulki itd.. To dodatkowa praca i strata czasu, więc lepiej jest wybrać firmę, która takich wymagań nie stawia.
Profesjonalna spółka zapewnia tajność i bezpieczeństwo podczas wykonywania całego procesu. Często firmy oferują możliwość uczestniczenia właściciela dokumentów w niszczeniu. Mogą również nagrywać cały proces i pokazać film po wykonaniu utylizacji.
Dokumentacja zostaje umieszczona przez klienta w pojemnikach, a po przyjeździe firmy utylizacyjnej są one plombowane. Dokumenty, które mają być zniszczone, przewożone są w specjalnie przygotowanych pojazdach do siedziby i tam poddawane procesowi utylizacji.
