Dokumenty bardzo często zawierają dane, które nie powinny trafić w niepożądane ręce. Z tego powodu, należy zastanowić się nad sposobem ich bezpiecznej utylizacji. Bezpieczeństwo danych, szczególnie osobowych, staje się coraz poważniejszym problemem, dlatego kwestia zarządzania dokumentacją staje się coraz poważniejsza.
Bezpieczeństwo danych
Wiele osób zastanawia się dlaczego powstaje tyle dyrektyw dotyczących bezpieczeństwa danych. Jest to przede wszystkim spowodowane tym, że wejście w posiadanie cudzych danych może być bardzo niebezpieczne. Zakładanie firm słupów czy branie chwilówek i pożyczek to tylko niektóre możliwości związane z wyciekiem danych osobowych. Z tego powodu, bardzo istotną kwestią jest bezpieczeństwo takich danych.
Najczęściej podnoszonym zagadnieniem w tym temacie jest bezpieczeństwo danych cyfrowych. Trzeba jednak pamiętać, że dane zawarte w dokumentacji papierowej mogą zostać wykorzystane w ten sam sposób. Z tego powodu należy zadbać o bezpieczeństwo dokumentacji oraz poprawną archiwizację oraz niszczenie dokumentów.
Jak dbać o dane zawarte w dokumentacji papierowej?
Przede wszystkim trzeba rozpoznać ilość dokumentów, które posiadają różnego rodzaju dane wrażliwe. Następnie, warto je posegregować w odpowiedni sposób tak aby wiedzieć jakiego typu dokumenty to są. Dalej, warto zastanowić się czy dane dokumenty są nadal aktualne czy mogą zostać poddane niszczeniu dokumentów.
Jeżeli zostanie przeprowadzona odpowiednia selekcja dokumentów, trzeba zastanowić się jaki jest czas archiwizacji każdego z nich. Jeżeli nie trzeba dłużej trzymać pewnych dokumentów, warto zastanowić się nad ich utylizacją.
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty?
W celu niszczenia dokumentów w taki sposób aby nie było możliwe odczytanie jakichkolwiek danych, warto zaopatrzyć się w profesjonalny sprzęt. Warto przejrzeć oferty poszczególnych producentów niszczarek do dokumentów, aby wybrać tę która spełni wymagania. Niszczenie dokumentów w bardzo dużej ilości jest zadaniem czasochłonnym. W związku z tym trzeba zastanowić się czy dany model będzie w stanie poradzić sobie z tak wymagającym zadaniem.
Trzeba również zwrócić uwagę na to, czy dana niszczarka sprawia, że odczyt danych jest całkowicie niemożliwy. Jeżeli po zniszczeniu dokumentu, można w pewien sposób domyślić się co zawiera, może okazać się, że jest to model który nie spełni naszych wymagań. Z tego powodu, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług firmy niszczącej dokumenty. Może okazać się to bardziej korzystnym rozwiązaniem.
