Mapowanie procesów jest bardzo istotnym działaniem w niemal wszystkich przedsiębiorstwach. Pozwala zobaczyć jak działa firma, które procesy są nieefektywne i wymagają modyfikacji, które niepotrzebnie wydłużone, ale i w które należałoby zaangażować więcej osób. Jak jednak przygotować się do mapowania?
Osoba odpowiedzialna
Przystąpienie do mapowania powinno się rozpocząć od wskazania głównej osoby odpowiedzialnej za jego przebieg. Trzeba określić czy mają się tym zając pracownicy poszczególnych działów, czy też jedna osoba odpowiada za całe przedsiębiorstwo. Z pewnością wybranej osobie będzie potrzebna także pomoc osób, które uczestniczą w poszczególnych procesach, by mogły poprawić coś, wskazać problemy, różne drogi załatwiania poszczególnych spraw, ale także zadbać o to, by żaden z etapów nie został pominięty, a sam proces opisano poprawnie.
Wybór metody
Pierwszą decyzją jest określenie, czy mapowanie ma przebiec na kartce, czy zostaną wykorzystane programy do mapowania procesów. Jest jeszcze możliwość pośrednia – zaczyna się od rozpisania na kartce, a później przeniesienia do programu do mapowania procesów. Zaleca się korzystanie z programów, ponieważ dzięki nim obieg informacji o procesach jest łatwiejszy i trwalszy.
Druga decyzja, to wybór metody – top-down, czyli wskazanie głównej działalności i celów firmy z późniejszym uszczegółowieniem, lub bottom-up, polegającej na przeanalizowaniu wszystkich procesów w firmie, a później rozpisaniu wszystkich kroków jeden po drugim. Zalecana jest ta druga metoda, ponieważ jest ona dokładniejsza i przekazuje więcej informacji na temat działania przedsiębiorstwa.
Wybór programu
Na rynku dostępnych jest wiele programów do mapowania procesów. Różnią się miedzy sobą możliwościami, efektywnością, ale także ceną – od zupełnie bezpłatnych po bardzo drogie. Wybierając Programy do mapowania procesów należy kierować się rzeczywistymi zapotrzebowaniami firmy jej możliwościami finansowymi. Zupełnie inne możliwości oraz potrzeby będzie miała wielka korporacja, a inne niewielkie i dopiero rozwijające się przedsiębiorstwo. Dlatego też należy ostrożnie podchodzić do wszelkich poleceń konkretnych programów – mogą one zupełnie nie pasować do naszej firmy.
